システム概要

【前編】業務フローから法人台帳について

【後編】変更登記（管轄外への本店移転）の流れについて

法人台帳

法人台帳は、既登記法人の「登記事項」＋「定款の一部の情報」を登録するための基本台帳です。変更登記等の申請をするには、この法人台帳の登録が不可欠となります。

下図は、株式会社の例です。法人の種類によって画面構成や入力項目は変化します。

漢字検索システムを使った外字登録機能

1. 漢字検索システムを起動します。
2. 読みや総画数を指定して検索します。
3. 検索結果から目当ての文字を選択します。
4. MS明朝体で表示された字形が実際に貼付される文字です。プレビューを比較し、字形が同じであれば「文字をコピー」します。もし、字形が異なる場合は「画像をコピー」→「外字エディタ起動」から外字を登録できます。
5. コピーした文字を右クリック→「貼付」、またはCtrl＋Vでペーストし、完成です。

変更登記

登記の事由を選択し、変更後のデータを入力する画面です。たとえば、変更登記の申請書、添付書類を作成する場合は、変更後のデータを登録する画面を設け、法人台帳のデータと比較して、各種書類を一挙に作成し、作業スピード重視の設計となっています。ただし、ユーザー書式も活用できるので、書式を選択してから穴埋めでデータを入力していく方法でも作成できます。

役員変更（ウイザード形式）

役員の重任なら僅か”クリック5回”で書類が完成！
株式会社の役員変更については、対話的な操作で書類を作成する機能を追加しました。決議を省略した場合の株主総会議事録、テレビ会議システムを利用した場合や決議を省略した場合の取締役会議事録に対応しています。

ウイザード形式は、本店移転や募集株式の発行等にも順次拡大していきます。

⑤ 僅か5クリックで書類が完成！ファイルをダブルクリックすれば、Word、Excelが起動してその場で内容を確認することができます。

申請書・添付書類

申請書及び添付書類、印鑑に関する届出、証明書等の申請書出力やオンライン申請、また変更後の登記の内容を法人台帳に反映させ、次の登記申請に備える台帳更新のメニューを備えています。

① 定款新旧対照表

機関設計変更の登記の場合に自動的に作成します。

② ユーザ書類

利益相反の議事録や株式譲渡契約書など、よく使用する書類は、あらかじめ提供しているので、すぐに利用できます。オリジナルの書類もキーワードを埋め込んで利用できます。

③ 官報公告

全国官報販売協同組合のサイトで公開している掲載申込書、ひな形を利用できます。

アラート・チェック機能

見落としがないようにシステムがお知らせ

機関設計情報

• 法人台帳の登録状況を判断して選択可能な機関設計情報を示します。
• 一度機関設計が確定した場合でも、その後に法人台帳を修正した関係で、確定した機関設計と矛盾が生じる場合は、その旨のメッセージを表示します。

定款作成

• 法人台帳（設立台帳）と機関設計情報に基づき、矛盾のない定款を自動的に作成します。
• 役員情報に「監査役（会計監査）」と登録している場合は、監査役の監査の範囲を会計に関するものに限定する旨の条文を自動的にセットします。

定款変更を伴う「登記の事由」を選択した場合

• 商号変更や目的変更等、定款変更を伴う「登記の事由」を選択した場合は、該当する条文の番号「第○条」を議事録に自動的に反映します。

株式交換の際に監査役の兼任禁止規定に抵触する場合

• 完全子会社の取締役に、完全親会社の監査役が含まれている場合、自動的に監査役の兼任禁止規定（会社法第335条第2項）のメッセージを表示します。

募集株式の発行

• 法人台帳の株式・資本情報に登録した「発行可能株式総数」をチェックして授権枠が「0」、あるいは今回募集する株式数を入力する時点で、「発行可能株式総数」を超えるような場合は、登記の事由に「発行可能株式総数の変更」を自動的に追加セットします。

本店・支店移転と支配人

• 登記の事由として本店移転、支店移転を選択した場合に、当該法人の本支店に支配人が選任されているか否かをシステムが自動チェックし、移転する本支店に支配人が選任されている場合は、「支配人を置いた営業所移転」を自動的に追加セットします。

合同会社における「業務執行社員の加入または退社」と資本金の額

• 新たな出資により資本金の額が増加する場合、または持分の払戻しに伴い資本金の額が減少する場合があるので、その旨のメッセージを表示して、資本金の額の変更を伴う場合は、「資本金の額の変更」を自動的に追加セットします。

設立登記

Excelファイル取込機能を使用して設立台帳があっという間に完成

既登記法人の流用

これから設立する会社（法人含む）は、登記情報提供サービスを利用した登記情報の取り込みはできませんが、たとえばグループ会社を設立する場合等、当該既登記法人の目的や役員の情報と今回設立する会社の情報が同じような場合には、法人台帳にいったん登記情報を取り込み、設立台帳に転記流用できる便利な機能も有しています。

官報公告文案作成

法人台帳には「官報公告文案」作成機能を装備しています。ここで作成したファイルは、メールに添付され、ボタンひとつで直接、官報取扱所に送信。あとは官報取扱所から連絡 がありますので、掲載日時等の打ち合わせ～公告料の振込で完了です。

設立事項チェックリスト（Excel）の取り込み

株式会社の設立については、「設立事項チェックリスト（Excelファイル）」をシステムに装備していますので、依頼人にメールに添付して送付し、設立事項が入力されたExcelファイルを受領して設立台帳に取り込むことができます。チェックリストの入力例もシステムに装備していますので一緒に依頼人に送付して参考に供することもできます。このように、実務に配慮し、効率よくデータを使えるように工夫しているところが自慢です。

書類作成

定款変更の議案（例：事業年度の変更）も簡単に追加できる基本設計、さらに「ユーザ書類作成」と「ユーザ追加議案」で自在性も抜群

登記事項ではない定款変更議案の追加

ユーザ追加議案…株主総会、取締役会（取締役決定書）対応

たとえば、「株式の譲渡承認の件」を議案に追加したいといった場合に威力を発揮します。ユーザ追加議案の登録（議案と内容両方含む）は無制限です。登録した議案は、各議事録のデータ入力画面から簡単に呼び出して追加することができます。なお、役員報酬の改定の件や承認の件に関する件は、あらかじめシステムに登録されていますので、導入すぐにご利用いただけます。

ユーザ書類作成機能でオリジナル文書を作成…【キーワード】アドイン機能装備

Word文書（事務所様で普段使用している文書も流用可）に埋め込んだキーワードを、法人台帳や設立台帳に登録したあらゆるデータに置き換える機能です（例：【法人担当者資格氏名】→総務課 課長 甲野太郎）。キーワードはWordのアドイン機能でキーワードの一覧候補が表示されますので、クリックするだけで文中に簡単に埋め込むことができます。なお、あらかじめ次の文書は標準装備していますので、導入すぐにご利用いただけます。

様々な書式設定をご用意

定款をはじめ、申請書、委任状、議事録等に関する書式を設定する機能をご用意しています。たとえば、定款の出力形式、用紙サイズ、フォントサイズ、文中に使用する区切り記号「、」「，」の選択等、きめ細かい設定をご用意していますので普段ご利用の書式で作成することができます。また、議事録署名者の押印枠や捨印枠の出力オプション、代表者と代表者以外で押印枠の大きさを変更できる等、実務のご要望にも配慮しています。資格者が法人の場合には主・従事務所の表示順の設定、復代理人権限委任状を出力できるように機能を追加しました。

印鑑届出書などを白紙へ印刷

法務局の支給用紙はもちろん印刷できますが、普通の白紙に様々な交付申請書や届出書といった、法務局の必要項目をみたした書類をフォームごと印刷します。
支配人の印鑑届及び印鑑届保証書の出力機能を追加しました。

オンライン申請

処理状況

オンライン申請と書面申請の進捗を一元管理

法人の種類や申請方式、方法（オンライン申請・書面申請、郵送・持参）を問わず、処理の状況を一覧で確認することを目的として新たに開発した画面です。登記の事由を登録した段階で、画面にデータが表示されます。その後の過程（書類の作成、交付、押印の状況等は、備考欄を活用し、申請段階では、申請方式と方法を選択し、申請日を登録します。

1. 完了予定日は、右クリックメニューの「完了予定日ページリンク」から、当該管轄法務局の完了予定日のページをが表示されますので、完了予定日を確認して当該日を入力することができます。
2. オンライン申請は、「更新」ボタンで、法務省サーバーと交信し、最新の情報を取得して、処理状況、納付状況のステータスを表示します。（書面申請はテキスト入力。）登記完了後は、「台帳更新」ボタンをクリックして変更後の登記の内容を反映して、次の登記に備えます。
3. 完了のチェックと「登録」ボタンで非表示になりますが、そのタイミングは、報酬が振り込まれた段階で完了処理する等、運用面で処理できます。

オンライン申請の進捗をスマホで確認できるオプション機能

管理

役員の任期管理、進捗管理、法人の資産総額変更時期の管理、フォルダ管理もこれ１つで完了

任期管理

本日の日付、就任の年月日と決算期、税務報告期間をもとに取締役や監査役の「変更懈怠／就任予定」を2in1が自動判断して、役員変更予定を一覧表に印刷します。また、変更予定の会社や、会計事務所等には案内文付きで、予定通知を印刷して、相手先に送信することもできます。（案内文は3パターンご用意しています。）法人についても資産の変更を要する法人の事業年度到来の管理もできます。

進捗管理（受託事件一覧）

請求書、事件簿

作成した申請書の報酬と免許税等が、請求書と事件簿のデータとして転送されるので、その都度再入力することなく、簡単に請求書、事件簿が出来上がります。また、発行済請求書の確認も簡単に出来ます。

チェックシート

入力されている会社の基本的な情報・役員登記・目的の情報が、データとしてだけでなく、印刷もすることができます。事務所と会社・法人の相互で書類を見ながら細かな内容の確認が可能になりました。

事件管理フォルダ

電子公証システム

連携抜群、驚くほど簡単に電子定款の送信が完了するオールインワンシステム。

電子定款の作成から公証役場への送信がシステム内で完結

商業システムをインストールしますと、同時に電子公証システムとオンライン申請システムがインストールされます。電子公証システムは、電子公証手続の申請に必要なデータを作成し、2in1オンライン申請システムにデータを渡すことを担当します。作成の他、添付ファイルの追加、作成中のデータの一時保存、一時保存したデータの継続編集、作成済データを再利用して新規作成、編集途中の申請書を印刷する機能を有します。そして、作成した申請データに、電子署名や送信することを担当するのは、2in1オンライン申請システムです（商業登記システム→電子公証システム→オンライン申請システム→データ送信）。全てが2in1のシステムなので連携抜群、驚くほど簡単に電子定款の送信が完了します。

その他の電子公証手続

電子公証システムは，電子定款（電磁的記録の認証の嘱託）の手続きだけではなく，次の手続きに対応しているオールインワンシステムです。

電子公証手続

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